Nutzen von Prozessmanagement

Durch das Prozessmanagement werden (Geschäfts-)Prozesse beherrscht, um systematisch kontinuierliche Verbesserungen und Anpassung des Unternehmens an sich verändernde Marktgegebenheiten und Kundenanforderungen zu gewährleisten. Hierbei wird die Realisierung von kostengünstigen, schnellen, möglichst fehlerfreien Prozessen erzielt. Abläufe, Verantworlichkeiten und Schnittstellen werden jedem klar gemacht. Auch werden Regelungen, Prozessbeschreibungen und Arbeitsunterlagen schnell auffindbar sein. Komplexitäten werden reduziert. Das hohe Ziel des Prozessmanagements ist, die langfristige Überlebensfähigkeit des Unternehmens durch Steigerung der Leistungsfähigkeit zu ermöglichen. Indem die Reaktionsfähigkeit, die Anpassungsfähigkeit und die Wirtschaftlichkeit zu verbessern sind. Somit ist das Prozessmanagement die Basis für die Leistungssteigerung eines Unternehmens. Eine vorherige Datenanalyse und -statistik ist für die Prozessoptimierung unerlässig.

Prozessmodellierung

Ein Prozess ist eine Reihe von festgelegten Aktivitäten (Aufgaben, Tätigkeiten), welche ausgeführt werden, um eine oder mehrere Ziele zu erreichen bzw. Leistungen (Ergebnisse) zu erzeugen. Als Prozessmodellierung wird die Dokumentation von Prozessabläufen, d.h. die auszuführenden Aktivitäten, unter der Berücksichtigung der Verantworlichkeiten und verwendeten Methoden und Mitteln bezeichnet. Diese Dokumente haben zudem einen Weisungscharakter. Der Zweck der Prozessmodellierung dient vorallem zur vereinfachten Beschreibung und Darstellung komplexer Sachverhalte. Mit Ihr sollen Prozessänderungen dokumentiert, Verantwortlichkeiten eindeutig zugeordnet, gezielte Prozessverbesserungen ermöglicht und Leistungen reproduziert werden. Der Fokus einer Prozessmodellierung liegt darin, dass verschiedene Einheiten und Rollen im Unternehmen zusammen arbeiten. Daraus leitet sich das Ziel ab, einheitliche Sicht und ein gemeinsames Verständnis für Abläufe zu verschaffen.

Eine Prozessbeschreibung besteht sowohl aus textuellen Beschreibungen als auch modellbasierten Darstellungen der(s) Prozesse(s), d.h. Prozesslandkarte, Prozessteckbriefe (textuellen Beschreibungen) und modellierte Swimlanes (Flussdiagramme in BPMN). Eine Vielzahl an Nutzen bringt die Prozessmodellierung, die zum Teil nachfolgend aufgelistet werden.

BPMN - Business Process Modelling Notation

BPMN ist eine graphische Spezifikationssprache für Modellierung und Dokumentation. Sie dient als eine Brücke zwischen Design und Implementierung von Prozessen, welche z.B. SW-Entwickler in konkrete Implementierung transferieren können. Die BPMN spezifisiert die Abfolge von Prozessen und Informationen. Mit ihr können auch komplexe Prozesse modelliert werden.

Mit einem einfachen Beispiel des Geschäftprozesses 'Bestellung bearbeiten' wird nachfolgend die Anwendung der BPMN gezeigt (Abb. 2). Der Verantworliche im Einkauf löst die Prozedur 'Bestellung betätigen' aus. Damit wird zunächst der Warenlager nach der bestellten Ware überprüft. Ist sie da, so wird die Ware verpackt und zur Versand bereitgestellt. Ist die Ware jedoch nicht vorhanden, so wird eine weitere Unterprozedur 'Ware beschaffen' ausgelöst, die wiederrum aus mehreren Aktivitäten besteht. Innerhalb einer Prozedur sind die Daten Kosten, Zeit, Verantworlichkeiten und andere die Faktoren, die bei der Optimierungen mit Hilfe der Datenanalyse zu berücksichtigen sind.

In dieser strukturierten Form könnten auch Ihre Prozesse gebracht werden, um die Komplexität Ihrer Prozesse zu beherrschen und ggf. Optimierungen in der Zukunft durchführen zu können.